Oudergesprek: “Kan ik je snel even spreken?” Deze blog gaat net als het vorige artikel over het thema ‘oudergesprekken’. En dan over het type oudergesprek: Kan ik je snel even spreken? 
Overigens … geen nood voor de lezers die niet specifiek met dit type gesprek in aanraking komen. De communicatieaspecten die aan bod komen, zijn toepasbaar binnen ieder professioneel gesprek.

Een onverwacht oudergesprek

Een niet ingepland oudergesprek is met name in het basisonderwijs en in de kinderopvang onderdeel van de dagelijkse werkpraktijk. Ouders willen je als leerkracht of leidster informeren over tal van zaken. Belangrijke en ook minder belangrijke zaken. De tijd voordat de dag op school of het kinderdagverblijf begint, is het moment waarop een ouder de leerkracht of leidster nog éven wil spreken. Maar ook het einde van een dag is een favoriet moment.
En vaak is dan de opening van zo’n oudergesprek: “Kan ik je snel even spreken?”

Regels & afspraken & dilemma’s

Wellicht heeft de school of de kinderopvangorganisatie waar jij werkt regels opgesteld om de contacten met ouders te stroomlijnen. Die regels zijn er onder andere om te voorkomen dat er veel tijd uitgaat naar ongeplande oudercontacten. Tijd die je niet in overvloed hebt …

Maar dit brengt voor professionals ook vaak een dilemma mee. Want juist door (korte) oudergesprekken, bouw je een band en werkrelatie op met ouders. En dat is van belang voor het vertrouwen in elkaar en voor een zinvolle samenwerking.
Het omgaan met professionele dilemma’s is vaak een onderwerp binnen mijn begeleidingsaanbod. Je kan er hier meer over lezen.

Duidelijk & respectvol
Hoe lukt het dan toch om met deze ongeplande momenten op een duidelijke en respectvolle manier om te gaan?

“Ik hoor wat je zegt!”

Ontvangen & begrenzen

Om zulke onverwachte momenten te hanteren, zijn een aantal dingen belangrijk:

• Ben je op de hoogte van de regels van de school of de kinderopvangorganisatie over oudercontacten? 
• Maak een snelle inschatting om te bepalen of dit om een korte mededeling gaat

Gaat het om meer dan een korte mededeling?

• Geef een ontvangstbevestiging*
• Benoem de regels over oudercontacten en maak zo nodig een afspraak met ouders
• Blijf bij je besluit en doe wat je zegt
• Kom de afspraak die je met een ouder hebt gemaakt altijd na
• Wees je bewust van je non-verbale communicatie – is deze ontvangend en respectvol?

Ontvangstbevestiging: *Laat weten dat je de ander hebt gehoord *Dat je begrijpt dat het voor de ander belangrijk is om jou te spreken *Ontvang de boodschap van de ander zowel verbaal als non-verbaal

Voorbeelden ontvangstbevestiging

Het is de kunst om je eigen stijl te ontwikkelen in het ontvangen van ouders. Als je daar nog naar op zoek bent, kan het je helpen om eens te observeren hoe je collega’s dit aanpakken.
Hieronder lees je een aantal voorbeelden van een ontvangstbevestiging die je kunnen helpen:

• “Wat ik begrijp is dat je me nu direct wilt spreken. Maar ik ga nu met de groep starten. Wil je een afspraak maken? Bel dan vanmiddag even op!”
• “Ik hoor dat je dit graag kwijt wilt, maar voor een gesprek moeten we echt een afspraak maken”
• “Je wilt dit graag nu bespreken, alleen lukt dat niet. Kan ik je later op de dag bellen?”

Reflectie achteraf 

Ongetwijfeld herken je dus dit type oudergesprek: Kan ik je snel even spreken?
Wanneer je dergelijke onverwachte oudercontacten lastig vindt, of als je hier nog niet veel ervaring mee hebt, dan is een moment van reflectie zinvol. Hierdoor kijk je terug op hoe een contactmoment is verlopen. Je leert over jouw manier van handelen en ontdekt waar je aandachtspunten liggen.
Zoek een moment om stil te staan bij deze vragen:

• Welk beroep werd er op mij gedaan?
• Ben ik tevreden over mijn reactie?
• Lukte het om de regie te nemen in deze situatie?
• Wat belemmert mij hier eventueel in?
• Wat kan ik een volgende keer proberen?

Gebruikte bronnen:

Professioneel communiceren met ouders – T. Bolks

Informatie & contact

Heb je vragen over jouw manier van communiceren met ouders? Wil je hier meer over leren? Wellicht kan een coachgesprek je daarbij helpen?
Over coaching kan je hier meer lezen

Je kan altijd vrijblijvend contact opnemen om te overleggen